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Organização Pessoal

14 In Estilo de Vida

Organizar a rotina para ser mais feliz!









Organizar a rotina foi o jeito que eu encontrei para viver melhor em meio a correria. Ter rotina parece ser algo ruim, mas não é, a gente só precisa saber criar a nossa.

Eu amo ter liberdade para fazer tudo o que eu quiser do meu jeito. Por isso, precisei rever meus horários, hábitos, minha vida financeira e me dedicar para viver melhor e com mais liberdade.

Liberdade e rotina combinam, a gente precisa esquecer o mito de que pessoas felizes “nunca caem na rotina” e aceitar a verdade das crianças que “precisam de rotina”.

Essa coisa de forçar uma vida para nunca cair na rotina não é real como pintam por aí. Vejo a rotina como a vida nessa música:

[Tweet “”a vida é como mãe que faz o jantar e obriga os filhos a comer os vegetais, pois sabe que faz bem!” Amianto – Supercombo”]

Rotina faz bem, acomodação não!

Os benefícios de organizar a rotina da minha vida foram muitos, mas, principalmente, diminuiu minha ansiedade e estresse e aumentou minha produtividade.

Para organizar a rotina eu levo em consideração as minhas prioridades (trabalho, casa, estudar) e as coisas que quero/gosto de fazer todo dia (cozinhar, escrever, esportes).

organizar-a-rotina-todo-dia

  • Tenha horários

Ter horário para acordar, tomar café e sair de casa foi o primeiro passo para eu me tornar alguém mais organizada e produtiva. Ter horários definidos ajuda o corpo e mente a trabalharem melhor e, consequentemente, a gente é mais produtivo.

– Ser uma pessoa pontual faz os outros te respeitarem, vou te explicar aqui no texto como sair do trabalho sempre no horário com a ajuda dos colegas.

  • Peça/contrate ajuda

Ter ajuda é vital para manter a sanidade mental e a saúde. Essa ajuda pode ser uma faxineira, uma carona para pegar as crianças, dividir as tarefas com a família.

Eu precisei encaixar essa ajuda na minha rotina e deixar as pessoas fazerem o papel delas. Parei de ser a “faz tudo” e viver correndo, stressada e sempre com a sensação de que não dava conta.

Me organizei para, de vez em quando, pagar alguns serviços de faxineira e lavanderia. Isso me tornou muito mais produtiva e feliz em casa, no trabalho e comigo.

  • Tenha seus momentos

Eu só fui pensar em fazer uma atividade física depois de ter crises sérias de estafa. Sentia uma impotência e achava que não fazia mais nada da vida a não ser trabalhar e dormir.

Além da estafa emocional o meu corpo ficou doente, por isso hoje faço todo dia uma coisa que me dá prazer. Minha taça de vinho, minhas séries, o blog e meus banhos demorados

Pode ser 1 hora de leitura, 1 hora de silêncio e oração, 30 minutos de conversa na calçada. Arranje um tempo para se curtir, fazer algo que te dê força!

  • Mostre sua rotina

Aprendi isso na vida e dá muito certo!

Tento render o máximo em 9 horas úteis e próximo do final do expediente, com as minhas tarefas concluídas eu falo (pro cliente ou equipe): “vou embora as 17h30 precisa de algo?”.

Com o tempo todo mundo acostuma e passa a respeitar minha saída sem cara feia.

Em casa é a mesma coisa, todo mundo vai acostumando aos meus horários e hábitos. Ninguém tem que me seguir, mas eu mostro minha rotina para que todo mundo respeite.

  • Tenha disciplina

Fundamental para quem quer organizar a rotina é ter disciplina. Persistir e se dedicar a mudar seus hábitos não é fácil, tenha disciplina para manter seu foco.

Aos poucos, sua rotina vai ser prazerosa e você vai conseguir organizar outras áreas da vida.

Quando comecei a organizar minha rotina, foi chato e cansativo, mas valeu a pena insistir. Hoje estou menos ansiosa, menos estressada e recuperando minha saúde, além de ter muito mais produtiva e focada no meu bem estar.

Pra finalizar, quero compartilhar 4 dicas que me ajudam a ter uma rotina mais leve:

  1. Ao longo do dia faço pausas de 10 minutos e tento ter conversas agradáveis ou só ficar sozinha em silêncio vendo o Instagram.
  2. A hora de comer é sagrada e tem que ser calma, pro corpo e pra mente. Tento sempre fazer refeições com calma, mesmo que seja um lanche na rua ou no carro.
  3. Seja no trabalho ou na internet eu evito contatos com pessoas que não me agradam ou assuntos que só fazem mal. Sabe aquela gente que só posta desgraça no Facebook ou que só fala de trabalho? Então, não sou obrigada!
  4. Quando bate o nervoso no meio do dia eu vou ao banheiro, lavo o rosto, tomo um copo d’água e conto até 10.

Essas coisas simples me ajudam a ter uma rotina produtiva de forma leve, sem exageros. Você pode analisar sua rotina e ver se essas dicas funcionam pra você.

Se você gosta do tema organização, recomendo esse texto que fala como organizar a rotina pode mudar nossa energia.

Me conta nos comentários como você organiza sua rotina? O que te levou a querer começar a se organizar?

10 In Estilo de Vida

7 passos para a organização pessoal

Organização pessoal é a chave do sucesso na vida, eu acredito.

Desde muito nova eu precisei me organizar para conseguir estudar e trabalhar ao mesmo tempo. Eu não me acho a EXPERT em organização pessoal, mas desenvolvi o meu jeito usando técnicas que aprendi trabalhando na área de qualidade e processos.

Ao longo dos anos fui aprimorando no trabalho com projetos e planejamento para aplicar em tudo que faço.

Antes de começar a fazer listas e planilhas o primeiro passo é identificar o que me desorganiza.

Ás vezes, é o telefone, a internet, minha ansiedade, a preguiça ou o excesso de atividades. Por isso, preciso analisar o que está me deixando desorganizada e ser realista comigo mesma.

Aprendi com a Arte da Guerra: Sabendo quem é o inimigo eu sei como lutar.

Para cada uma das coisas que me desorganizam eu tenho como fazer um plano de ação diferente.

Parar de procrastinar é o segundo passo.

Tenho que silenciar o celular, bloquear o Facebook, tirar a TV da tomada e, fazer um esforço danado, para o meu cerébro se concentrar. Se eu me deixar levar pela procrastinação eu fico cada vez mais desorganizada.

Por isso, eu uso algumas técnicas para me concentrar e concluir minhas atividades e coloco pausas ao longo do dia para seguir a organização sem surtar.

Agora, o terceiro passo é como uma pressão psicológica: admitir que é vergonhoso ser desorganizada!

Sério, funciona! Olha suas coisas ou agenda toda bagunçada e sinta vergonha. Isso vai fazer você querer mudar e se esforçar. é meio caminho andado para você melhorar e não voltar atrás.

Se você não sentir vergonha ainda, pense em como seria se o presidente da empresa que você trabalha vissitasse sua mesa toda desorganizada. Ou como seria perder um cliente/dinheiro porque “suas coisas são uma bagunça” ou esquecer algum compromisso ou alguma promessa lá naquela zona que é seu caderno de anotação?

Toma vergonha na cara menina (o) – já dizia meu pai – e sai dessa síndrome de Gabriela!

[Tweet “síndrome de Gabriela “…eu nasci assim eu cresci assim e sou mesmo sim, vou ser sempre assim…”.”]

Depois do choque de realidade tem que vir a ação. O quarto passo é se mexer e organizar o que precisa.

Organize sua agenda, sua mesa de trabalho, sua bolsa, seu quarto, seu escritório, suas maquiagens, suas roupas. Enfim, mantenha tudo limpo, sem excessos de poluição visual que já ajuda a organizar o ambiente e as ideias.

O quinto passo é uma continuação do terceiro, é manter no pensamento que o que pode ser feito agora, deve ser feito agora.

Sempre que posso respondo pequenas dúvidas recebidas por e-mail imediatamente. Faço ligações curtas e termino os assuntos. Não acumulo coisas simples na minha agenda, assim a cabeça fica mais leve para focar em coisas mais complexas.

Para dar conta das atividades, o sexto passo é classificar as tarefas/coisas em prioridades.

Organize as tarefas que você tem e classifique de acordo com as suas prioridades: o que precisa ser solucionado hoje, o que pode ser resolvido em uma semana e etc.

Ah, eu sempre me lembro disso: hobbies não são prioridade, ok? Trabalho e estudo: sim!

Coisas urgentes/emergências são o topo da sua lista, comece por essas atividades para ser mais organizado.

O sétimo passo é meu lado de TI na organização pessoal: evite anotações em papéis de rascunho, elas se perdem facilmente.

Use um caderno, computador ou celular para fazer a lista de tarefas do dia e coloque até horário para terminar cada atividade.

Mantenha o foco e no final do dia você vai sentir o prazer de dizer: Done! √

Done - Organização pessoal

Eu tenho uma planilha de organização pessoal – que vai estar disponível na área exclusiva de assinantes do blog – feita seguindo os conceitos do 5’s .

planilha-de-organizacao-pessoal

Se quiser se antecipar e assinar a news do blog, você vai ter acesso aos conteúdos exclusivos e, de vez em quando, vai receber um email meu com novidades, textos e alguns presentes: CLIQUE AQUI.

11 In Estilo de Vida

O segredo da produtividade: como fazer mais com menos?

O segredo da produtividade ou como fazer mais com menos tempo, dinheiro ou recursos.

Eu gosto de observar pessoas altamente produtivas e fico impressionada com os resultados que elas alcançam com um ar de facilidade. Sempre perguntei qual o segredo de quem consegue fazer muitas coisas aparentando pouco esforço.

É disso que quero falar hoje!

O princípio 80/20 ou lei de Pareto.

Em 2005, num curso sobre negócios e qualidade, ouvi um consultor falar sobre a lei de Pareto aplicada à produtividade.

Traduzindo

  • 80% de qualquer resultado, procede de 20% de esforço – lei do mínimo esforço positivo.
  • Ou, 20% das coisas que você faz, consomem 80% do seu tempo – pro bem ou pro mal.

Em todos os aspectos da vida podemos identificar o que, de fato, dá resultado e onde devemos focar nosso esforço.

Por exemplo, analisando minha realidade da época eu descobri que:

Sabendo que 80% do resultado obtido vem de 20% do esforço empregado, podemos classificar nossas atividades em: vitais ou triviais.

Usando o conceito de “poucos vitais” e “muitos triviais” fica mais fácil associar Pareto na nossaa vida real. Esse conceito foi defendido por Joseph M. Juran como um aprofundamento dos estudos de Pareto.

A lógica é simples: poucos vitais são as atividades que trazem resultado e muitos triviais tudo que só nos toma esforço e tempo.

Na prática para identificar cada situação meu processo foi fazer anotações, lista de tarefas e controle. Anotei o tempo, dinheiro e até o nível de energia que gastei em cada coisa. Anotei junto – de forma bem intangível – qual o resultado que aquela atividade me trouxe.

Fiz um saldo por dia/semana/mês e só com essas anotações o choque de consciência foi impressionante. Pude ver o que é vital ou trivial na minha vida, baseada nos meus valores.

Na minha vida real os poucos vitais são atividades que geram resultados que posso ver/sentir. Pode ser dinheiro, qualidade de vida, mais tempo, energia ou bons sentimentos.

O mais impressionante foi perceber como a eu perdia tempo/dinheiro/energia com os “muitos triviais”. Coisas que eu até posso fazer, mas sem perder tempo demais nelas, sem fazer delas um escape no dia a dia.

Esse é o segredo da produtividade para fazer mais com menos: escolher onde gastar seu tempo, sua energia, seu dinheiro!

Hoje aplico o princípio 80/20 em tudo que faço, identifico meus desequilíbrios, trabalho tento para remover o que é desnecessário do meu dia e focar em resultados.

Meus poucos vitais são:

  • No trabalho: Tarefas que só dependem de mim, follow ups de projeto, análise de documentações, planejamento, treinamentos, planejamentos.
  • Em casa: Pequenas coisas que fazem diferença no ambiente/vida, cozinhar, pequenas tarefas da casa/gatos.
  •  Vida pessoal: Ter tempo de qualidade com a família, ler um livro, me cuidar, escrever, estudar e etc.
  • No blog: Criar conteúdo, responder comentários, interagir com leitores/blogs que me inspiram.
  • Nas finanças: bens materiais duráveis, viagens e experiências.

Algumas atividades que vou listar aqui são até necessárias ou boas, mas não trazem nada de resultado pra minha vida. Por isso considero elas os triviais que posso abolir:

  • No trabalho: Responder/acompanhar listas de e-mail/whatsapp do trabalho,  pedidos de ajuda, da família, dos blogs. Verificação de contas bancárias, conversas com colegas de trabalho (aquela conversa que começa com um oi e passa pelo relatório que vocês fizeram, vai pra vida do cachorro e acaba no “vamos tomar um café?”).
  • Em casa: Ver TV aleatoriamente, leituras e inspirações em geral – site de notícias, Facebook, feeds, Pinterest.
  • Vida pessoal: tempo excessivo em futilidades, redes sociais sem propósito.
  • No blog: Eventos de status quo, reuniões de bloggers.
  • Nas finanças: excessos de balada, gastos com ítens de tecnologia que não uso, happy hour 3 vezes na semana.

Mas, ó: não sou de longe perfeita! Eu tento ser mais produtiva em tudo que faço, mas a luta e aprendizado é constante aqui, tá?

Referência de leitura: “O segredo de conseguir mais com menos – The Secret of achieving more with less de Richard Koch. Recomendo o texto: “No cotidiano, priorizamos os poucos vitais ou os muitos triviais?”

3 In Estilo de Vida

Ferramentas de organização de rotina

Eu não confio na minha memória e a correria sempre atrapalha.

Por isso uso ferramentas de organização de rotina que são parte de mim: sem elas não vivo!

Essas ferramentas de organização de rotina que vou contar são muito simples. Mas, fazem diferença na minha vida e eu realmente uso cada uma delas.

Mas, você precisa avaliar o que funciona na sua vida, tá? Se precisar de ajuda: comenta aqui no post, que eu respondo.

A minha forma mais fácil de começat a organização de rotina é ter uma rotina mental. É uma forma de saber quais são as minhas tarefas de todo dia.

Por exemplo: tomar rémedios, levar o lixo, abastecer o carro, fazer marmita e etc.

Faço sempre tudo na mesma ordem e no mesmo horário. Não é uma obsessão, se um dia eu precisar sair da rotina eu sei  o que ficou faltando fazer, mas tudo bem!

Isso não é bem uma ferramenta, é uma habilidade que qualquer um pode desenvolver.

Em casa tento acordar sempre no mesmo horário e tento resistir a tentação de olhar o celular antes de sair da cama. vou pro banho, tomo café da manhã e faço tudo bem devagar, porque minha cabeça prefere assim sem correria.

No trabalho começo o dia com 10 minutos de leitura de e-mails. 20 minutos de acompanhamento de processos, respostas de cliente, verificação de status. Logo pela manhã faço coisas rápidas e anoto se precisarei voltar nelas.

Acrescento na minha rotina mental coisas que faço periodicamente.

Por exemplo: todo dia 15 pagar contas, toda segunda marcar manicure e etc.

Essas tarefas pessoais que preciso executar em horário útil, tento fazer a caminho do trabalho ou no horário do almoço.

Fora essa rotina mental as ferramentas de organização de rotina que uso são:

To do list (coisas a fazer):

Eu amo usar agenda de papel com minha lista de tarefas (to-do list) para guiar meu dia. Quando bato o olho já sei o que preciso fazer e quando.

Ferramentas de organização de rotina - To Do List

Deixo minha to do list sempre embaixo do meu celular, em cima da mes,a para estar sempre a vista. O ideal é concluir a lista sempre no mesmo dia, mas se algo der errado as tarefas passam pra lista do dia seguinte.

Celular, alarmes e aplicativos:

Para compromissos com hora marcada – consultas, reuniões e até remédios – eu uso o calendário com despertador do Iphone, que sincroniza com o meu e-mail e agenda do Google.

Ferramentas de organização de rotina - apps mobile

E, para ter minha lista de tarefas sempre comigo eu uso aplicativos do celular. Existem tantos que quero fazer um post só sobre eles em breve.

Planilhas:

Eu uso muitas planilhas no meu dia a dia, no meu método de trabalho é a melhor forma de produzir. Mantenho todas no Google Drive para facilitar o acesso de qualquer lugar e sempre nomeio os arquivos pra facilitar a busca.

Ferramentas-de-organização-de-rotina-google-apps-for-busines

Sugiro o uso Google Apps for Business como ferramenta básica para agenda, e-mails, planilhas e outros super poderes.

Técnicas para otimizar a produtividade:

+ organização + produtividade.

Eu uso o método Pomodoro para me ajudar a executar tarefas longas que precisam de muita concentração. São períodos de 25 minutos com pausas programadas.

Ferramentas de organização de rotina - pomodoro

Essa técnica me ajuda a desenvolver especificações muito longas, análise de dados e textos.

É comprovado cientificamente que dividir tarefas complexas em pequenos períodos ajuda o cerébro a ter mais resultados.

Minha dica mais importante é: não pense em rotina como algo ruim, rotina é o que faz a gente dar conta de tudo!

Se você quiser atingir seus objetivos de vida vai ter que organizar sua rotina, comece com essas ações simples e tenho certeza que você terá resultados!

9 In Estilo de Vida

Como organizar a rotina diária?

Como organizar a rotina diária sem enlouquecer e se tornar um robô?

Amo fazer tudo na minha vida com liberdade. Mas, liberdade sem rotina vira libertinagem, oba oba! Para não ficar presa no ostracismo e comodismo da vida medíocre que a minha geração vive é preciso SIM criar uma rotina.

Organizar a rotina diária é o que me garante aproveitar ao máximo a minha vida e as coisas que conquistei.

Vamos esquecer o mito da vida feliz que “nunca cai na rotina” e pensar nos benefícios que alegam “crianças precisam de rotina”.

Corpo e cerébro precisam de um nível de rotina para serem 100% saudáveis e nos dar mais potencial de vida. Quando eu quis criar uma rotina de vida bacana eu segui esses passos e até hoje volto aqui pra ler e ver se preciso ajustar alguma coisa.

Como organizar a rotina diária em 5 passos simples:

1. Ter horários definidos

Ter horário para dormir e acordar, consequentemente para chegar e sair do trabalho, foi o primeiro passo para ser mais organizada, produtiva e feliz. Ter horários definidos ajuda o corpo e mente a trabalharem melhor e o dia render. Você será uma pessoa pontual e os outros respeitarão isso (vou explicar mais pra frente como sair do trabalho sempre no horário com a ajuda dos colegas).

  • Abro exceções? Claro! Sempre! Se eu quiser 🙂

2. Saber onde preciso de ajuda e onde conseguir

Ajuda é primordial para manter a sanidade mental e a saúde. Minha ajuda é uma faxineira de vez em quando e os serviços que me ajudam em casa: lavanderia, passadeira e etc. quando não vou dar conta. Encaixe a ajuda na sua rotina financeira se for o caso. Mas, também, deixe as pessoas fazerem o papel delas. Não queira ser você quem faz tudo, saiba delegar tarefas (e cobrá-las).

3. Criar momentos de prazer na rotina

Eu precisei sofrer muito com a minha saúde (física e emocional) para me cuidar. Eu tive uma sensação de impotência diante da vida e sentia que eu não fazia nada de bom no meu dia. Eu assumi que sou uma pessoa simples e o maior prazer da minha vida está em fazer coisas simples. Por isso eu reservo momentos só para o meu bem-estar. Uma hora de leitura, silêncio e oração, 30 minutos de conversa ou retocar a maquiagem antes de uma reunião estressante. Eu invento momentos do dia para me curtir e fazer coisas simples que me dão prazer.

4. Mostrei às pessoas como minha rotina funciona

Mesmo que eu perca algumas pausas para o café com a galera, eu faço meu dia render em 9 horas úteis. Próximo do final do expediente, com as minhas tarefas concluídas eu me coloco a disposição: “vou embora as 17h30 precisa de algo mais de mim?“. Com o tempo todos acostumaram, viram que eu sou pontual e correta com meus horários e, por isso, passaram a respeitar minha saída sem cara feia.

  • Vez ou outra acontece de ter que sair mais tarde ou algo me tira da rotina? Sim! E, o que eu faço? Ajusto minhas atividades, sem estressar, por que tendo uma rotina eu sei o que posso ou não mudar/deixar de fazer.

5. Rotina só funciona com dedicação e disciplina

Minha rotina só funciona quando eu me dedico e todo mundo vê isso. Quando não vêem eu mostro :D!  Meus chefes passaram a ver que eu entrego as tarefas no prazo, respeito horários e pararam de chamar reunião às 17h15. Dar exemplo é melhor do que todo o sermão da montanha, já dizia minha mãe. Se você se dedica a sua rotina você tem moral para exigir dos outros que façam o mesmo.

  • Falo muito da hora de saída do trabalho, por que eu trabalho bem longe de casa 🙂 se eu não saio no horário tudo desanda.

4 coisas simples que tem me ajudado a ter uma rotina diária mais leve e feliz:

  • Quando paro para o café dou um pulo aqui no blog ou na fanpage, vejo coisas felizes e dou risada.
  • No almoço sempre paro para conversar com alguém, ler um livro ou escrever um pouco.
  • Nos meus momentos de pausa – café/almoço/jantar – procuro só ter contato com pessoas que eu gosto.
  • Evito na vida real e virtual notícias ruins, jornais e tudo que diminui minha vibe.
  • Quando bate o estresse, vou ao banheiro, lavo o rosto, tomo um copo d’água e conto até 10. Nem que eu fique sentada no banheiro até passar o estresse 🙂

A rotina mesmo quando é longa e cansativa nos faz bem. A gente precisa dela para crescer e construir coisas valiosas e duradouras.  Basta a gente dar valor ao que é real. Manter o foco e não nos desviarmos dos nossos valores.

A vida é simples gente, mas, não é um conto de fadas. No mundo real ninguém passa horas rindo, se distraindo e ainda recebe uma coroa de glória.

A gente precisa ter foco pra alcançar o máximo do nosso potencial. É por isso que dizem: o mundo não é dos medíocres, eles podem ir longe, mas não se sustentam 😉

Pra encerrar eu recomendo a leitura do texto: A rotina a favor, do site do Abílio Diniz, que tem até dicas de filmes que tratam dos benefícios da rotina.