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Organização Pessoal

11 In Estilo de Vida

O segredo da produtividade: como fazer mais com menos?

O segredo da produtividade ou como fazer mais com menos tempo, dinheiro ou recursos.

Eu gosto de observar pessoas altamente produtivas e fico impressionada com os resultados que elas alcançam com um ar de facilidade. Sempre perguntei qual o segredo de quem consegue fazer muitas coisas aparentando pouco esforço.

É disso que quero falar hoje!

O princípio 80/20 ou lei de Pareto.

Em 2005, num curso sobre negócios e qualidade, ouvi um consultor falar sobre a lei de Pareto aplicada à produtividade.

Traduzindo

  • 80% de qualquer resultado, procede de 20% de esforço – lei do mínimo esforço positivo.
  • Ou, 20% das coisas que você faz, consomem 80% do seu tempo – pro bem ou pro mal.

Em todos os aspectos da vida podemos identificar o que, de fato, dá resultado e onde devemos focar nosso esforço.

Por exemplo, analisando minha realidade da época eu descobri que:

Sabendo que 80% do resultado obtido vem de 20% do esforço empregado, podemos classificar nossas atividades em: vitais ou triviais.

Usando o conceito de “poucos vitais” e “muitos triviais” fica mais fácil associar Pareto na nossaa vida real. Esse conceito foi defendido por Joseph M. Juran como um aprofundamento dos estudos de Pareto.

A lógica é simples: poucos vitais são as atividades que trazem resultado e muitos triviais tudo que só nos toma esforço e tempo.

Na prática para identificar cada situação meu processo foi fazer anotações, lista de tarefas e controle. Anotei o tempo, dinheiro e até o nível de energia que gastei em cada coisa. Anotei junto – de forma bem intangível – qual o resultado que aquela atividade me trouxe.

Fiz um saldo por dia/semana/mês e só com essas anotações o choque de consciência foi impressionante. Pude ver o que é vital ou trivial na minha vida, baseada nos meus valores.

Na minha vida real os poucos vitais são atividades que geram resultados que posso ver/sentir. Pode ser dinheiro, qualidade de vida, mais tempo, energia ou bons sentimentos.

O mais impressionante foi perceber como a eu perdia tempo/dinheiro/energia com os “muitos triviais”. Coisas que eu até posso fazer, mas sem perder tempo demais nelas, sem fazer delas um escape no dia a dia.

Esse é o segredo da produtividade para fazer mais com menos: escolher onde gastar seu tempo, sua energia, seu dinheiro!

Hoje aplico o princípio 80/20 em tudo que faço, identifico meus desequilíbrios, trabalho tento para remover o que é desnecessário do meu dia e focar em resultados.

Meus poucos vitais são:

  • No trabalho: Tarefas que só dependem de mim, follow ups de projeto, análise de documentações, planejamento, treinamentos, planejamentos.
  • Em casa: Pequenas coisas que fazem diferença no ambiente/vida, cozinhar, pequenas tarefas da casa/gatos.
  •  Vida pessoal: Ter tempo de qualidade com a família, ler um livro, me cuidar, escrever, estudar e etc.
  • No blog: Criar conteúdo, responder comentários, interagir com leitores/blogs que me inspiram.
  • Nas finanças: bens materiais duráveis, viagens e experiências.

Algumas atividades que vou listar aqui são até necessárias ou boas, mas não trazem nada de resultado pra minha vida. Por isso considero elas os triviais que posso abolir:

  • No trabalho: Responder/acompanhar listas de e-mail/whatsapp do trabalho,  pedidos de ajuda, da família, dos blogs. Verificação de contas bancárias, conversas com colegas de trabalho (aquela conversa que começa com um oi e passa pelo relatório que vocês fizeram, vai pra vida do cachorro e acaba no “vamos tomar um café?”).
  • Em casa: Ver TV aleatoriamente, leituras e inspirações em geral – site de notícias, Facebook, feeds, Pinterest.
  • Vida pessoal: tempo excessivo em futilidades, redes sociais sem propósito.
  • No blog: Eventos de status quo, reuniões de bloggers.
  • Nas finanças: excessos de balada, gastos com ítens de tecnologia que não uso, happy hour 3 vezes na semana.

Mas, ó: não sou de longe perfeita! Eu tento ser mais produtiva em tudo que faço, mas a luta e aprendizado é constante aqui, tá?

Referência de leitura: “O segredo de conseguir mais com menos – The Secret of achieving more with less de Richard Koch. Recomendo o texto: “No cotidiano, priorizamos os poucos vitais ou os muitos triviais?”

3 In Estilo de Vida

Ferramentas de organização de rotina

Eu não confio na minha memória e a correria sempre atrapalha.

Por isso uso ferramentas de organização de rotina que são parte de mim: sem elas não vivo!

Essas ferramentas de organização de rotina que vou contar são muito simples. Mas, fazem diferença na minha vida e eu realmente uso cada uma delas.

Mas, você precisa avaliar o que funciona na sua vida, tá? Se precisar de ajuda: comenta aqui no post, que eu respondo.

A minha forma mais fácil de começat a organização de rotina é ter uma rotina mental. É uma forma de saber quais são as minhas tarefas de todo dia.

Por exemplo: tomar rémedios, levar o lixo, abastecer o carro, fazer marmita e etc.

Faço sempre tudo na mesma ordem e no mesmo horário. Não é uma obsessão, se um dia eu precisar sair da rotina eu sei  o que ficou faltando fazer, mas tudo bem!

Isso não é bem uma ferramenta, é uma habilidade que qualquer um pode desenvolver.

Em casa tento acordar sempre no mesmo horário e tento resistir a tentação de olhar o celular antes de sair da cama. vou pro banho, tomo café da manhã e faço tudo bem devagar, porque minha cabeça prefere assim sem correria.

No trabalho começo o dia com 10 minutos de leitura de e-mails. 20 minutos de acompanhamento de processos, respostas de cliente, verificação de status. Logo pela manhã faço coisas rápidas e anoto se precisarei voltar nelas.

Acrescento na minha rotina mental coisas que faço periodicamente.

Por exemplo: todo dia 15 pagar contas, toda segunda marcar manicure e etc.

Essas tarefas pessoais que preciso executar em horário útil, tento fazer a caminho do trabalho ou no horário do almoço.

Fora essa rotina mental as ferramentas de organização de rotina que uso são:

To do list (coisas a fazer):

Eu amo usar agenda de papel com minha lista de tarefas (to-do list) para guiar meu dia. Quando bato o olho já sei o que preciso fazer e quando.

Ferramentas de organização de rotina - To Do List

Deixo minha to do list sempre embaixo do meu celular, em cima da mes,a para estar sempre a vista. O ideal é concluir a lista sempre no mesmo dia, mas se algo der errado as tarefas passam pra lista do dia seguinte.

Celular, alarmes e aplicativos:

Para compromissos com hora marcada – consultas, reuniões e até remédios – eu uso o calendário com despertador do Iphone, que sincroniza com o meu e-mail e agenda do Google.

Ferramentas de organização de rotina - apps mobile

E, para ter minha lista de tarefas sempre comigo eu uso aplicativos do celular. Existem tantos que quero fazer um post só sobre eles em breve.

Planilhas:

Eu uso muitas planilhas no meu dia a dia, no meu método de trabalho é a melhor forma de produzir. Mantenho todas no Google Drive para facilitar o acesso de qualquer lugar e sempre nomeio os arquivos pra facilitar a busca.

Ferramentas-de-organização-de-rotina-google-apps-for-busines

Sugiro o uso Google Apps for Business como ferramenta básica para agenda, e-mails, planilhas e outros super poderes.

Técnicas para otimizar a produtividade:

+ organização + produtividade.

Eu uso o método Pomodoro para me ajudar a executar tarefas longas que precisam de muita concentração. São períodos de 25 minutos com pausas programadas.

Ferramentas de organização de rotina - pomodoro

Essa técnica me ajuda a desenvolver especificações muito longas, análise de dados e textos.

É comprovado cientificamente que dividir tarefas complexas em pequenos períodos ajuda o cerébro a ter mais resultados.

Minha dica mais importante é: não pense em rotina como algo ruim, rotina é o que faz a gente dar conta de tudo!

Se você quiser atingir seus objetivos de vida vai ter que organizar sua rotina, comece com essas ações simples e tenho certeza que você terá resultados!

9 In Estilo de Vida

Como organizar a rotina diária?

Como organizar a rotina diária sem enlouquecer e se tornar um robô?

Amo fazer tudo na minha vida com liberdade. Mas, liberdade sem rotina vira libertinagem, oba oba! Para não ficar presa no ostracismo e comodismo da vida medíocre que a minha geração vive é preciso SIM criar uma rotina.

Organizar a rotina diária é o que me garante aproveitar ao máximo a minha vida e as coisas que conquistei.

Vamos esquecer o mito da vida feliz que “nunca cai na rotina” e pensar nos benefícios que alegam “crianças precisam de rotina”.

Corpo e cerébro precisam de um nível de rotina para serem 100% saudáveis e nos dar mais potencial de vida. Quando eu quis criar uma rotina de vida bacana eu segui esses passos e até hoje volto aqui pra ler e ver se preciso ajustar alguma coisa.

Como organizar a rotina diária em 5 passos simples:

1. Ter horários definidos

Ter horário para dormir e acordar, consequentemente para chegar e sair do trabalho, foi o primeiro passo para ser mais organizada, produtiva e feliz. Ter horários definidos ajuda o corpo e mente a trabalharem melhor e o dia render. Você será uma pessoa pontual e os outros respeitarão isso (vou explicar mais pra frente como sair do trabalho sempre no horário com a ajuda dos colegas).

  • Abro exceções? Claro! Sempre! Se eu quiser 🙂

2. Saber onde preciso de ajuda e onde conseguir

Ajuda é primordial para manter a sanidade mental e a saúde. Minha ajuda é uma faxineira de vez em quando e os serviços que me ajudam em casa: lavanderia, passadeira e etc. quando não vou dar conta. Encaixe a ajuda na sua rotina financeira se for o caso. Mas, também, deixe as pessoas fazerem o papel delas. Não queira ser você quem faz tudo, saiba delegar tarefas (e cobrá-las).

3. Criar momentos de prazer na rotina

Eu precisei sofrer muito com a minha saúde (física e emocional) para me cuidar. Eu tive uma sensação de impotência diante da vida e sentia que eu não fazia nada de bom no meu dia. Eu assumi que sou uma pessoa simples e o maior prazer da minha vida está em fazer coisas simples. Por isso eu reservo momentos só para o meu bem-estar. Uma hora de leitura, silêncio e oração, 30 minutos de conversa ou retocar a maquiagem antes de uma reunião estressante. Eu invento momentos do dia para me curtir e fazer coisas simples que me dão prazer.

4. Mostrei às pessoas como minha rotina funciona

Mesmo que eu perca algumas pausas para o café com a galera, eu faço meu dia render em 9 horas úteis. Próximo do final do expediente, com as minhas tarefas concluídas eu me coloco a disposição: “vou embora as 17h30 precisa de algo mais de mim?“. Com o tempo todos acostumaram, viram que eu sou pontual e correta com meus horários e, por isso, passaram a respeitar minha saída sem cara feia.

  • Vez ou outra acontece de ter que sair mais tarde ou algo me tira da rotina? Sim! E, o que eu faço? Ajusto minhas atividades, sem estressar, por que tendo uma rotina eu sei o que posso ou não mudar/deixar de fazer.

5. Rotina só funciona com dedicação e disciplina

Minha rotina só funciona quando eu me dedico e todo mundo vê isso. Quando não vêem eu mostro :D!  Meus chefes passaram a ver que eu entrego as tarefas no prazo, respeito horários e pararam de chamar reunião às 17h15. Dar exemplo é melhor do que todo o sermão da montanha, já dizia minha mãe. Se você se dedica a sua rotina você tem moral para exigir dos outros que façam o mesmo.

  • Falo muito da hora de saída do trabalho, por que eu trabalho bem longe de casa 🙂 se eu não saio no horário tudo desanda.

4 coisas simples que tem me ajudado a ter uma rotina diária mais leve e feliz:

  • Quando paro para o café dou um pulo aqui no blog ou na fanpage, vejo coisas felizes e dou risada.
  • No almoço sempre paro para conversar com alguém, ler um livro ou escrever um pouco.
  • Nos meus momentos de pausa – café/almoço/jantar – procuro só ter contato com pessoas que eu gosto.
  • Evito na vida real e virtual notícias ruins, jornais e tudo que diminui minha vibe.
  • Quando bate o estresse, vou ao banheiro, lavo o rosto, tomo um copo d’água e conto até 10. Nem que eu fique sentada no banheiro até passar o estresse 🙂

A rotina mesmo quando é longa e cansativa nos faz bem. A gente precisa dela para crescer e construir coisas valiosas e duradouras.  Basta a gente dar valor ao que é real. Manter o foco e não nos desviarmos dos nossos valores.

A vida é simples gente, mas, não é um conto de fadas. No mundo real ninguém passa horas rindo, se distraindo e ainda recebe uma coroa de glória.

A gente precisa ter foco pra alcançar o máximo do nosso potencial. É por isso que dizem: o mundo não é dos medíocres, eles podem ir longe, mas não se sustentam 😉

Pra encerrar eu recomendo a leitura do texto: A rotina a favor, do site do Abílio Diniz, que tem até dicas de filmes que tratam dos benefícios da rotina.