O segredo da produtividade ou como fazer mais com menos tempo, dinheiro ou recursos.
Eu gosto de observar pessoas altamente produtivas e fico impressionada com os resultados que elas alcançam com um ar de facilidade. Sempre perguntei qual o segredo de quem consegue fazer muitas coisas aparentando pouco esforço.
É disso que quero falar hoje!
O princípio 80/20 ou lei de Pareto.
Em 2005, num curso sobre negócios e qualidade, ouvi um consultor falar sobre a lei de Pareto aplicada à produtividade.
Traduzindo
- 80% de qualquer resultado, procede de 20% de esforço – lei do mínimo esforço positivo.
- Ou, 20% das coisas que você faz, consomem 80% do seu tempo – pro bem ou pro mal.
Em todos os aspectos da vida podemos identificar o que, de fato, dá resultado e onde devemos focar nosso esforço.
Por exemplo, analisando minha realidade da época eu descobri que:
- Em 80% do tempo eu usava só 20% das minhas roupas. Por isso escrevi como se vestir bem com pouca roupa.
- 80% da minha renda ia para 20% dos meus gastos.
- 80% do meu dia era perdido em 20% de atividades que só tomavam tempo. Por isso criei a minha planilha de tarefas.
Sabendo que 80% do resultado obtido vem de 20% do esforço empregado, podemos classificar nossas atividades em: vitais ou triviais.
Usando o conceito de “poucos vitais” e “muitos triviais” fica mais fácil associar Pareto na nossaa vida real. Esse conceito foi defendido por Joseph M. Juran como um aprofundamento dos estudos de Pareto.
A lógica é simples: poucos vitais são as atividades que trazem resultado e muitos triviais tudo que só nos toma esforço e tempo.
Na prática para identificar cada situação meu processo foi fazer anotações, lista de tarefas e controle. Anotei o tempo, dinheiro e até o nível de energia que gastei em cada coisa. Anotei junto – de forma bem intangível – qual o resultado que aquela atividade me trouxe.
Fiz um saldo por dia/semana/mês e só com essas anotações o choque de consciência foi impressionante. Pude ver o que é vital ou trivial na minha vida, baseada nos meus valores.
Na minha vida real os poucos vitais são atividades que geram resultados que posso ver/sentir. Pode ser dinheiro, qualidade de vida, mais tempo, energia ou bons sentimentos.
O mais impressionante foi perceber como a eu perdia tempo/dinheiro/energia com os “muitos triviais”. Coisas que eu até posso fazer, mas sem perder tempo demais nelas, sem fazer delas um escape no dia a dia.
Esse é o segredo da produtividade para fazer mais com menos: escolher onde gastar seu tempo, sua energia, seu dinheiro!
Hoje aplico o princípio 80/20 em tudo que faço, identifico meus desequilíbrios, trabalho tento para remover o que é desnecessário do meu dia e focar em resultados.
Meus poucos vitais são:
- No trabalho: Tarefas que só dependem de mim, follow ups de projeto, análise de documentações, planejamento, treinamentos, planejamentos.
- Em casa: Pequenas coisas que fazem diferença no ambiente/vida, cozinhar, pequenas tarefas da casa/gatos.
- Vida pessoal: Ter tempo de qualidade com a família, ler um livro, me cuidar, escrever, estudar e etc.
- No blog: Criar conteúdo, responder comentários, interagir com leitores/blogs que me inspiram.
- Nas finanças: bens materiais duráveis, viagens e experiências.
Algumas atividades que vou listar aqui são até necessárias ou boas, mas não trazem nada de resultado pra minha vida. Por isso considero elas os triviais que posso abolir:
- No trabalho: Responder/acompanhar listas de e-mail/whatsapp do trabalho, pedidos de ajuda, da família, dos blogs. Verificação de contas bancárias, conversas com colegas de trabalho (aquela conversa que começa com um oi e passa pelo relatório que vocês fizeram, vai pra vida do cachorro e acaba no “vamos tomar um café?”).
- Em casa: Ver TV aleatoriamente, leituras e inspirações em geral – site de notícias, Facebook, feeds, Pinterest.
- Vida pessoal: tempo excessivo em futilidades, redes sociais sem propósito.
- No blog: Eventos de status quo, reuniões de bloggers.
- Nas finanças: excessos de balada, gastos com ítens de tecnologia que não uso, happy hour 3 vezes na semana.
Mas, ó: não sou de longe perfeita! Eu tento ser mais produtiva em tudo que faço, mas a luta e aprendizado é constante aqui, tá?
Referência de leitura: “O segredo de conseguir mais com menos – The Secret of achieving more with less de Richard Koch. Recomendo o texto: “No cotidiano, priorizamos os poucos vitais ou os muitos triviais?”
11 Comments
Tina
abril 11, 2016 at 2:13 pmPost muito bacana! Eu quase sempre faço um milhão de coisas, mas sinto que faltaram outros 3 milhões para serem concluídos… Sabe como é? 😀 Vou tentar colocar em prática e depois te conto 😉 Beijos! :-*
Nana
abril 11, 2016 at 6:27 pmPuxa vida, estou realmente precisando dessas dicas para melhorar a qualidade do meu tempo.
Obrigada!
Bj e fk c Deus.
Nana
http://nanaeosamigosvirtuais.blogspot.com
angelaiaru
abril 11, 2016 at 7:35 pmMuito bacana, eu sou muito desorganizada com as coisas então acho que meu tempo não rende quase nada.. Bjs
Giovanna Barbieri
abril 11, 2016 at 10:37 pmLis, não conhecia este “método” e com certeza vou colocar em prática!
Já anotei aqui a dica de leitura!
Beijos
Blog|Canal
Tati (Make Agora e Sempre)
abril 12, 2016 at 10:53 amEsse post foi uma aula para mim… super informativo! Beijos
Plasticaholic
abril 12, 2016 at 5:49 pmMenina, que interessante..
Estamos ultimamente pensando justamente nisso..
É muita desorganização de tempos e da vida..
Vamos salvar esse post pra ler com calma.
Mulher Virtuosa By Vany
abril 13, 2016 at 8:06 pmSuper animada para fazer esta análise na minha vida! Fiquei muito interessada,não conhecia isso! Parabéns pelo post tão informativo e útil! Vou analisar e aplicar isso !
Blog Mulher Virtuosa By Vany
Carolina Leal
abril 15, 2016 at 7:45 pmVou começar a aplicar isso na minha vida!
Quando paramos para pensar no que fizemos no dia, vemos que muitas coisas não eram essenciais e ou podíamos ter passado sem…
Beijos
Lis
abril 17, 2016 at 7:26 pmCarol, isso mudou a minha vida pra melhor!
Ellegancy Costuras
abril 18, 2016 at 5:05 pmSuper edificante e enriquece dor.
Excelente artigo
Mah
abril 18, 2016 at 9:44 pmJá tinha visto esse método, mas nunca coloquei em prática.
XoXo
Mah
http://mah-in-wonderland.blogspot.com