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Produtividade

11 In Estilo de Vida

O segredo da produtividade: como fazer mais com menos?

O segredo da produtividade ou como fazer mais com menos tempo, dinheiro ou recursos.

Eu gosto de observar pessoas altamente produtivas e fico impressionada com os resultados que elas alcançam com um ar de facilidade. Sempre perguntei qual o segredo de quem consegue fazer muitas coisas aparentando pouco esforço.

É disso que quero falar hoje!

O princípio 80/20 ou lei de Pareto.

Em 2005, num curso sobre negócios e qualidade, ouvi um consultor falar sobre a lei de Pareto aplicada à produtividade.

Traduzindo

  • 80% de qualquer resultado, procede de 20% de esforço – lei do mínimo esforço positivo.
  • Ou, 20% das coisas que você faz, consomem 80% do seu tempo – pro bem ou pro mal.

Em todos os aspectos da vida podemos identificar o que, de fato, dá resultado e onde devemos focar nosso esforço.

Por exemplo, analisando minha realidade da época eu descobri que:

Sabendo que 80% do resultado obtido vem de 20% do esforço empregado, podemos classificar nossas atividades em: vitais ou triviais.

Usando o conceito de “poucos vitais” e “muitos triviais” fica mais fácil associar Pareto na nossaa vida real. Esse conceito foi defendido por Joseph M. Juran como um aprofundamento dos estudos de Pareto.

A lógica é simples: poucos vitais são as atividades que trazem resultado e muitos triviais tudo que só nos toma esforço e tempo.

Na prática para identificar cada situação meu processo foi fazer anotações, lista de tarefas e controle. Anotei o tempo, dinheiro e até o nível de energia que gastei em cada coisa. Anotei junto – de forma bem intangível – qual o resultado que aquela atividade me trouxe.

Fiz um saldo por dia/semana/mês e só com essas anotações o choque de consciência foi impressionante. Pude ver o que é vital ou trivial na minha vida, baseada nos meus valores.

Na minha vida real os poucos vitais são atividades que geram resultados que posso ver/sentir. Pode ser dinheiro, qualidade de vida, mais tempo, energia ou bons sentimentos.

O mais impressionante foi perceber como a eu perdia tempo/dinheiro/energia com os “muitos triviais”. Coisas que eu até posso fazer, mas sem perder tempo demais nelas, sem fazer delas um escape no dia a dia.

Esse é o segredo da produtividade para fazer mais com menos: escolher onde gastar seu tempo, sua energia, seu dinheiro!

Hoje aplico o princípio 80/20 em tudo que faço, identifico meus desequilíbrios, trabalho tento para remover o que é desnecessário do meu dia e focar em resultados.

Meus poucos vitais são:

  • No trabalho: Tarefas que só dependem de mim, follow ups de projeto, análise de documentações, planejamento, treinamentos, planejamentos.
  • Em casa: Pequenas coisas que fazem diferença no ambiente/vida, cozinhar, pequenas tarefas da casa/gatos.
  •  Vida pessoal: Ter tempo de qualidade com a família, ler um livro, me cuidar, escrever, estudar e etc.
  • No blog: Criar conteúdo, responder comentários, interagir com leitores/blogs que me inspiram.
  • Nas finanças: bens materiais duráveis, viagens e experiências.

Algumas atividades que vou listar aqui são até necessárias ou boas, mas não trazem nada de resultado pra minha vida. Por isso considero elas os triviais que posso abolir:

  • No trabalho: Responder/acompanhar listas de e-mail/whatsapp do trabalho,  pedidos de ajuda, da família, dos blogs. Verificação de contas bancárias, conversas com colegas de trabalho (aquela conversa que começa com um oi e passa pelo relatório que vocês fizeram, vai pra vida do cachorro e acaba no “vamos tomar um café?”).
  • Em casa: Ver TV aleatoriamente, leituras e inspirações em geral – site de notícias, Facebook, feeds, Pinterest.
  • Vida pessoal: tempo excessivo em futilidades, redes sociais sem propósito.
  • No blog: Eventos de status quo, reuniões de bloggers.
  • Nas finanças: excessos de balada, gastos com ítens de tecnologia que não uso, happy hour 3 vezes na semana.

Mas, ó: não sou de longe perfeita! Eu tento ser mais produtiva em tudo que faço, mas a luta e aprendizado é constante aqui, tá?

Referência de leitura: “O segredo de conseguir mais com menos – The Secret of achieving more with less de Richard Koch. Recomendo o texto: “No cotidiano, priorizamos os poucos vitais ou os muitos triviais?”